Suivi administratif

Félicitations ! Ton client a validé ton devis.
Le service client t’accompagne pour la partie administrative du dossier.

Statut - Inscription du client

Tu dois envoyer au client son bulletin d’inscription pour qu’il puisse finaliser son inscription et payer son acompte.

Comment faire :

Cliquer sur « Envoyer le bulletin d’inscription »

Compléter les champs date d’arrivée et de départ, le nombre de participants, et le prix par personnes.

Écrire un message personnalisé au client

Astuce :

• Au cas où les montants seraient différents selon les participants, il est conseillé de mettre le prix global divisé par le nombre de participants. Tu pourras ajuster le prix par personne au moment de la confirmation des réservations.

Conditions d’inscription :

• Le bulletin est valide 3 jours (possibilité de réactiver à nouveau)
• Le client complète le bulletin d’inscription avec noms prénoms et dates de naissances des participants.
• Il fait le choix de ses assurances (assistance rapatriement et assurance annulation).
• 30% d’acompte à la réservation.
• Le solde 30 jours avant le départ.
  
  

Moyens de paiements :

• Carte bancaire : Visa et Mastercard (Carte American Express non-acceptée)
• Virement bancaire
• Chèque bancaire
• Chèques vacances
  
  

Cas particuliers - Le client souhaite des inscriptions séparées :

• Prévenir le service client sur le tchat pour créer les différents dossiers. Il faudra fournir les noms, prénoms, adresse postale et mail du client

Statut - Règlement en attente

Si le client a fait le choix d’un paiement autre que par carte bancaire.

Le dossier passe en statut « règlement en attente ».

Le service client valide le paiement dès la réception.

Statut - Confirmation des réservations

À cette étape tu vas confirmer les réservations au client.

Comment faire :

• Aller dans l’onglet « règlement ».
• Ajouter/modifier les prestations et réductions.
• Distinguer les prestations terrestres et les vols internes (Indiquer la mention « 100% non remboursable » pour les vols internes).
• Dans l’onglet « messagerie » cliquer sur « confirmer les réservations ».
  
  

Statut - Facturation

Les réservations sont confirmées :

• Le service client va envoyer la facture sur la base des éléments du bon de réservation.
• Jusqu’au statut « solde » du dossier, tu peux ajouter et modifier des prestations dans le tableau.
• Il est impératif de prévenir le service client par un message tchat pour la mise à jour de la facture.

Statut - Formalités administratives

Le client est informé des formalités administratives par un message automatique.

Statut - Solde

À 5 semaines du départ, le client reçoit un message automatique. Le service client l’informe que sauf avis contraire de sa part qu’il sera prélevé automatiquement du solde une semaine plus tard.

Si le client pose une question concernant le règlement du solde, informer le service client par Tchat.

Statut - Convocation

À 15 jours du départ tu dois envoyer la convocation.

Comment faire ?

Cliquer sur le bouton « Envoyer la convocation ».
Compléter les champs dates, les horaires et les lieux du RDV et de Séparation.

Exemples pour le champs « Accueil » :

• Accueil du client à l’aéroport (chauffeur avec panneau TraceDirecte…
• Passage de douane / Récupération du visa + taxe (ETA)
• Récupération de la location de voiture
• Que faire en cas de retard de bagages ?
• Briefing et remise du carnet de voyage
  
  

Exemples pour le champs « Nos conseils » :

• Votre équipement
• Le climat
• Le change
• Traditions et coutumes
• Accès téléphonie et internet
• Ne pas oublier (passeport, permis de conduire, contrat d’assistance)

À savoir

Pour toutes les informations communes à insérer sur la convocation, nous pouvons personnaliser ton document.
Nous les intégrons automatiquement dans les champs « Accueil » et « Nos conseils ».

Tu peux nous envoyer ton contenu.

Carnet de voyage/bons de réservation

À envoyer sur l’espace client en pièce jointe champs sélectionner « Carnet de voyage et ou bons de réservation ».

À noter que tu peux envoyer plusieurs pièces jointes dans un même message.

Statut - Annulation d’un dossier

Un client vous informe de l’annulation de son voyage.

Quoi répondre au client :

Accuser réception de sa demande.
Préciser que le service client va le contacter.

Comment faire : Prévenir le service client par Tchat

Conditions d’annulation :

Les CGV (Conditions Générales de Vente) de TraceDirecte qui s’appliquent.
Le document des CGV est disponible dans l’onglet « documents ».
Extrait des CGV §4

"Annulation :

Annulation de la part du participant : quel que soit le motif, il doit prévenir Trace Directe immédiatement.

Pour toute annulation, des frais d’annulation seront appliqués et calculés selon le barème suivant (par personne) en fonction de la date d’annulation : plus de 60 jours avant la date de départ : 7% du montant total des prestations. Ces sommes ne sont pas remboursables au titre de la garantie annulation des conventions d’assurance que nous vous proposons.

de 60 à 31 jours : 15 % du prix du voyage
de 30 à 21 jours : 35 % du prix du voyage
de 20 à 14 jours : 50 % du prix du voyage
de 13 à 7 jours : 75 % du prix du voyage
moins de 7 jours : 100 % du prix du voyage.

Si l’assurance annulation a été souscrite, l’annulation de voyage ne dispense pas du paiement intégral du voyage ; toute procédure de remboursement par l’assurance ne peut être entamée qu’à cette condition, et les frais d’annulation facturés par Trace Directe ne seront pris en charge par l’assurance qu’après acceptation du dossier.

Cas particuliers :

100 % de frais d’annulation pour tous les billets d’avion émis à compter de la date d’inscription.

Pour certains produits spécifiques, et en raison des frais engagés par Trace Directe, l’annulation et ce quel que soit la date, ne donne lieu à aucun remboursement. Dans ce cas, le devis précise ces conditions particulières d’annulation.

En cas d’inscription de plusieurs clients sur un même dossier, et que seul l’un d’eux annule son voyage, les frais d’annulation seront prélevés sur les sommes encaissées par Trace Directe pour ce dossier, quel que soit l’auteur du règlement.

En outre, en cas d’annulation par une partie des voyageurs inscrits sur le même dossier et que les autres participants maintiennent leur réservation, le barème des frais d’annulation ci-dessus sera calculé sur :

Le prix des prestations nominatives et non consommées du voyage à la date de l’annulation, La quote-part des prestations partagées du voyage qui seront consommées et partagées par les autres voyageurs

Dans ce cas, et comme mentionné dans le devis, le prix du voyage peut être modifié du fait de la variation du nombre de participants."